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Pasos para planificar proyectos exitosos

La gestión de proyectos es un arte y una ciencia, eso requiere que usted se enfoque en numerosas tareas. Estos consejos le ayudarán a alcanzar sus metas y a lograr el éxito como director del proyecto.

Si usted es un gerente de proyecto, es probable que su calendario diario este lleno desde el momento en que entra a la oficina a cualquier hora del día, hasta el momento en que termina su jornada laboral.

Muchas personas en todos los niveles de la empresa dependen en gran medida del sólido conocimiento que usted tiene sobre todos los aspectos de la gestión del proyecto, incluyendo el tiempo, el estado y la dirección de proyectos, en todo momento.

Debido a que su tiempo es limitado y muy valioso, aquí hay algunas áreas específicas donde las cosas tienen el potencial de tornarse drásticas sino se abordan a tiempo, así como algunas ideas viables para garantizar resultados de calidad.

Consejo 1. Los gerentes de proyecto, programa y cartera tienen poderosos conocimientos, habilidades y experiencias, deben hablar de los beneficios de la creación de una EPMO (Oficina de proyecto de negocio) dentro de la organización con el fin de asegurar que todas las áreas de la empresa sólo inician proyectos que proporcionen beneficios a la organización. Estas actividades deben ser mapeadas directamente con los objetivos estratégicos de toda la empresa.

Consejo 2. Trabaje con liderazgo para establecer indicadores clave de rendimiento para comunicar y medir lo que importa a la empresa.

Consejo 3. Al final de cada proyecto para PMO y ejecutivos de alto nivel deberían cuantificar las tasas de éxito de los proyectos en relación con los objetivos de toda la empresa, determinar qué cambios pueden ser necesarios para los proyectos futuros para mantener al negocio en la dirección correcta.

Consejo 4. Efectúe una petición a la administración para participar en las sesiones de planificación de toda la empresa con el fin de transformar el tradicional PMO en un equipo de alto rendimiento que puede ofrecer un valor significativo. Resalte cómo esto ayudará a establecer una visión compartida, así como reducir el riesgo de malentendidos y pérdidas de objetivos, al tiempo que aumenta la probabilidad de éxito de los proyectos. De acuerdo con la investigación de PMI, las tasas de éxito de las PMO de mayor rendimiento también se alinean con los resultados financieros de una empresa.

Consejo 5. Trabaje en ser digno de confianza, transparente, objetivo, centrado, enérgico y motivado, consistente, flexible, accesible, claro, respetuoso y seguro por el ejemplo.

Consejo 6. Si el equipo del proyecto es demasiado grande, divídalo en grupos más pequeños para hacer las comunicaciones más fáciles de manejar y luego envié las comunicaciones formales sobre las actualizaciones a todo el equipo de proyecto o según sea el caso.

“Estábamos teniendo problemas para hacer crecer el equipo de desarrollo. Una vez que fuimos más de 10 personas, el equipo de desarrollo tuvo problemas con la comunicación, y éramos lentos e ineficientes”, dijo Aytekin Tank, fundador de JotForm, una forma en línea de construir liderazgo.

Consejo 7. Como PM, antes de que usted pueda contar con los grupos de interés, también debe estar bien conectado. Mantenga la transparencia, proporcione comunicaciones oportunas, aclarare los roles de los miembros del equipo, áreas de responsabilidad y expectativas.

Consejo 8. Dirija el conflicto inmediata y directamente, determine la causa raíz y siempre que sea posible, permita oportunidades para que las partes interesadas tomen parte en la resolución. La gente está mucho más dispuesta a seguir adelante de manera positiva si pueden ser parte de una solución, en lugar de solamente ser percibidos como el problema.

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