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Las habilidades no técnicas que cada gerente de proyecto necesita

Los expertos en gestión de proyectos discuten las habilidades blandas que se necesitan para gestionar con éxito los proyectos empresariales y los equipos de proyecto.

Para ser un buen gestor de proyectos, especialmente si usted está dentro de IT, necesita cierta cantidad de conocimientos técnicos. También una variedad de habilidades no técnicas que pueden ayudarle a navegar por los retos inherentes en la gestión de proyecto, desde el alcance de la corrupción hasta los conflictos por retrasos entre los miembros del equipo.

Aquí hay siete habilidades blandas que cada gerente de proyecto debe poseer:

1. Escuche: “Con cada proyecto exitoso llega un jefe de proyecto que escucha”, dijo Jelissa Brooks, directora del proyecto Creative Juice, un diseño web y la agencia de diseño gráfico. “Escuchar es la clave para aprender y relacionarse con ambos: clientes y equipo. Escuchar le permitirá hacer las preguntas adecuadas para conocer a su cliente y las necesidades de los clientes, lo cual es crucial en el desarrollo de un plan de alcance y que ayuda a entregar un producto que cumpla con las expectativas del cliente”.

2. Organice: para ser un buen gestor de proyectos, “tiene que ser organizado,” aconsejó José Tijam, jefe de proyecto, Health Net / Centene. “Hay una gran cantidad de partes móviles en los proyectos, y es por eso que las organizaciones necesitan los directores de proyectos. Haga un seguimiento de una multitud de tareas, problemas, decisiones, elementos de acción e hitos, mientras se garantice que los recursos son responsables, es una buena habilidad que los gestores de proyectos deben tener”.

“Una habilidad superior que los directores de proyectos deben poseer es la organización”, explicó John J. Glick, propietario, Glick Hermanos Roofing. “Cuando se tiene una gran cantidad de proyectos en marcha al mismo tiempo, es importante tener información precisa y actualizada sobre el proyecto. Como director de proyecto, es su trabajo asegurarse de que todo funciona sin problemas”, dijo. “Tener todos los detalles del proyecto establecidos correctamente permite que el resto de su equipo realice el proyecto de una manera oportuna y según lo prometido. No sólo sus clientes serían felices con los resultados, sino que su empresa y sus servicios recibirán a cambio una reputación positiva”.

3. Proactivo: “Los gerentes de proyecto deben ser proactivos”, indicó Rosie Brown, director del proyecto creativo, Sterling Communications, una agencia de relaciones públicas de tecnología. “Esta palabra se produce alrededor de un montón de libros de gestión y de resultados, pero esto es una habilidad esencial para los responsables de liderar y organizar equipos de cuentas, programas y todo lo demás.

“No hay nada más peligroso para el bienestar de un proyecto que un jefe de proyecto que se ha convertido en complaciente”, afirmó. “Los gerentes de proyecto con iniciativa no esperan que se les pregunte los horarios, averías de presupuesto o actualizaciones de estado. En su lugar, hay un camino posible a sus equipos y están siempre dispuestos a decirles lo que está por delante”.

4. Detalle-orientado: “La orientación detalle que impulsa su pareja loca lo hará conseguir un enorme éxito como gerente de proyectos,” dice Charles Studt, vicepresidente de marketing de Redbooth, una plataforma de gestión de proyectos y la colaboración. “Su capacidad para no dejar ningún detalle demasiado pequeño caer a través de las grietas, mientras se entiende cómo encaja todo correctamente es lo que mantiene el proyecto en marcha. Pero a la inversa, no deje que los detalles lo desborden porque podría perder la vista de lo que su negocio puede producir”.

5. Comunique efectivamente: “Sería difícil citar nada más que las habilidades de comunicación como el detalle más importante para tener un buen gestor de proyectos,” dijo Tijam. “La mayoría de los proyectos son complejos, y la capacidad de comunicarse con diferentes audiencias y miembros del equipo es imprescindible para el éxito de cualquier proyecto”.

“El papel principal de un jefe de proyecto es ser comunicador. Ninguna habilidad es más importante”, explicó Ted Carlson, director del programa, La Nerdery, que presta servicios de diseño y desarrollo de software a medida. “Claro, la comunicación consistente (es esencial para el éxito del proyecto). Los directores de proyectos ingeniosos hacen que sea una prioridad entender sus diferentes miembros del proyecto y las partes interesadas, y adaptar el estilo de comunicación y el canal de mejor ajuste para llegar a esas audiencias, y mantener a todos informados”.

6. Delegar: los buenos gestores de proyectos saben, “que no pueden hacer todo ellos mismos”, dijo Ginny Woolridge, PMP, ArcherPoint, que se especializa en soluciones de negocio basadas en Microsoft Dynamics NAV. Usted tiene que “delegar el trabajo a los demás… y saber las fortalezas de sus equipos, así como sus cargas de trabajo actuales, a fin de delegar adecuadamente”.

7. Anticipe los problemas: “Como PM, usted siempre necesita anticipar lo que podría salir mal, las necesidades de sus clientes, o lo que su equipo va a estar tomando en el futuro”, dijo Rachel Bogan, director de gestión de productos, Work & Co, un diseño digital y compañía de tecnología. “Si no lo hace (pensar en varios movimientos por delante) tiene un poco de miedo a que es posible que pierda algo, probablemente lo hará.”

“Las mejores directores de proyectos son los tres pasos y tres días en el futuro y anticipar las cosas que pueden salir mal y cómo cambiar las rutas para evitar riesgos”, indicó Woolridge.

Los buenos gestores de proyectos “son capaces de resolver problemas proactivos que se anticipan a los cambios del proyecto, comunican sus preocupaciones, ajustan su curso y mantienen el proyecto en los rieles,” declaró Carlson. “Cuando ocurren cambios inevitables en la línea de tiempo, o en las características, los project managers que entran en pánico convierten el pánico en ondas de maremotos. Los directores de proyectos hábiles ajustan sus planes, ofrecen opciones y trazan un nuevo curso para el éxito”.

8. Flexibilidad y mantener la calma bajo presión: “Mantener la flexibilidad también es importante”, aconsejó Tijam. “Los proyectos pueden descarrilarse. Los gerentes exitosos de proyectos [saben] adaptarse … y frenar el proyecto”.

“La retroalimentación no siempre es tan positiva como se desea y, a veces sólo hay que volver a la mesa de dibujo,” dijo Pete Shelley, directora de proyectos, Huemor.

“No importa la cantidad de planificación que hacemos, un poco de caos es inevitable en una industria de alta presión con plazos ajustados y expectativas astronómicas de los clientes. Ser capaz de lidiar con los golpes (y mantener) la compostura – ayuda a su equipo a sentirse más a gusto para que puedan hacer su mejor trabajo”.

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