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Hablemos de proyectos…

Todos, alguna vez en nuestro diario vivir y muchas veces sin saberlo, hemos tenido que liderar un proyecto y nos hemos puesto el sombrero de aquel que deber ser el “director de orquesta” para que todo salga bien: Organizando un paseo, una fiesta, preparando un informe especial para el jefe, proponiendo una solución para un cliente….


Bueno, y si esas cosas tan distintas, son todas un proyecto, entonces ¿QUÉ ES UN PROYECTO?

Veamos las cosas comunes entre todos los ejemplos.
Si nos piden organizar un paseo, ¿qué es lo primero que preguntamos?, ¿A dónde es el paseo? ¿Clima caliente, con playa, clima frio? ¿Cuántas personas van? ¿En qué fecha?
Si es el informe, ¿qué debemos presentar? ¿Cuándo debemos entregarlo? ¿Alguien más lo va a revisar? ¿En qué formato se debe presentar?
Si es una solución para un cliente, ¿cuál es la necesidad que el cliente busca solucionar? ¿Cuál es la fecha comprometida de entrega? ¿Se debe citar una reunión?
En todos los casos, al responder las preguntas, podemos saber lo que vamos a entregar, sabemos cuál es el resultado al final; también sabemos cuándo lo debemos entregar, no es algo que nos quedamos haciendo permanentemente; una vez que logramos aquello con lo que nos comprometimos, termina nuestro trabajo.

Entonces, formalizando, un Proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.


Entendamos bien cada cosa:
• Esfuerzo: Claro, tenemos que hacer una serie de actividades que implican tiempo y dinero para lograr el objetivo.
• Temporal significa que tiene un inicio y un fin.
• Producto, servicio o resultado: depende de lo que nos hayan pedido, por ejemplo, el paseo es un servicio que incluye el transporte, el almuerzo, la diversión. El informe es un producto con unas características específicas.
• Único: esto no requiere mucha explicación, tomemos una definición del diccionario: “Se aplica a una o varias cosas de las cuales o de cuya especie no hay otras”, “solo y sin otro de su especie”.

Quedémonos con el ejemplo del paseo. Es posible que alguien esté pensando, pero y qué pasa si el paseo es el sábado 27 de agosto, pero en la siguiente semana se quiere hacer una reunión para ver las fotos, ¿cuándo es el fin realmente de ese proyecto?
Alguien más puede decir, ¿y qué pasa si se nos vara el bus en el que vamos? ¿Y si llueve ese día y no podemos salir? ¿El almuerzo lo llevamos o lo compramos allá?
Al final, cuando nos ha tocado ser los responsables de un paseo, todo lo hemos resuelto, con éxito o con contratiempos, pero siempre hemos obtenido un resultado. Veamos cómo debería ocurrir todo si seguimos unas prácticas adecuadas.

INICIO DEL PROYECTO


En el ejemplo del paseo, un día la abuela le dice a uno de sus hijos, el dueño de la finca, “¿Por qué no hacemos un paseo con toda la familia?” Y entonces el hijo se entusiasma y comienzan a darle forma a la idea hasta que selecciona a Armando, el nieto quien, haciendo caso a su nombre, siempre es quien termina armando todo en la familia: “Queremos hacer un paseo de integración al que vayan todos los hijos de la abuela, con sus hijos, que no salga muy caro para que todos vayan, que sea a la finca porque tiene rio y podemos hacer sancocho en leña. Hagámoslo en el mes de septiembre y de una vez celebramos el amor y la amistad”.

Esto que acabamos de leer ocurre en lo que en proyectos se llama la etapa de INICIO. El cliente, solicita un producto o servicio. El patrocinador (quien proporciona recursos para realizar el proyecto), entiende la idea, la documenta en un documento que se llama el Acta de Constitución y que contiene el alcance de alto nivel, los objetivos a lograr, las restricciones y supuestos y selecciona al Gerente de Proyecto para que lidere al equipo para que logre cumplir con el objetivo.

Cliente: La abuela
Patrocinador: El hijo
Gerente de Proyecto: Armando
Acta de Constitución: En el ejemplo, el acta no es un documento escrito, pero si es toda la descripción dada.

El Gerente de Proyecto, completa el acta de constitución con más información que permita tener claridad acerca de los objetivos a conseguir con el proyecto y tener unos requisitos de alto nivel:

¿Nos vamos a ir en los carros o contratamos un bus para que nos vamos todos juntos? ¿Incluimos el licor en el presupuesto o que cada uno lleve lo que se quiera tomar?

Una vez completa la información, y aprobada el Acta de Constitución, el Gerente del Proyecto identifica a los interesados en el proyecto: aquellas personas que se ven influenciadas por el proyecto o que pueden influir en él. Es importante saber cómo es su actitud frente al proyecto y saber cómo manejarlos pues eso puede generar cualquier desviación en el cumplimiento del objetivo del proyecto.

La tia Rosa: “Ella nunca va a los paseos, pero siempre opina y si no se le dice nada, alega que la estamos dejando a un lado. Es mejor contarle lo que vamos a hacer para que no nos ponga problema”.
– El primo Andrés: “A él hay que contarle del paseo de una vez porque como trabaja algunos sábados, debemos escoger una fecha que no lo vaya a perjudicar”.
– La prima Mariana: “Ella colabora y tiene muy buenas ideas, hay que involucrarla como parte del grupo que organiza la recreación”.

Así se completa el INICIO DEL PROYECTO.

Recuerda lo aprendido:
– Qué es un Proyecto.
– Tener claro el alcance, los objetivos, los requisitos de alto nivel, el Gerente de Proyecto asignado, en el Acta de Constitución.
– La importancia de identificar a los interesados.

Fuente: Eva María Arias – Directora de Proyectos TECOLSOF S.A.S 

 

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