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6 maneras de mejorar la comunicación en el equipo de proyectos

La comunicación es el núcleo para entregar proyectos de éxito y es una responsabilidad clave del director de estos. Aquí hay seis maneras en que usted puede mejorar la comunicación de manera inmediata.

Mejorar, mejorar, mejorar. Si no nos esforzamos por mejorar siempre, podemos caer en la complacencia. He visto que esto sucede en los proyectos, en los programas de gobierno de gran tamaño, y en equipos individuales de cada proyecto. ¿El final que resultó? bajo rendimiento, fracaso del proyecto, y en el caso de un gran programa de gobierno, el resultado fue la pérdida de US$50 millones. Lo mejor que puede hacer para evitar estos inconvenientes es mantener la concentración en la excelencia y el éxito del proyecto… y eso comienza con la comunicación.

Lo que se quiere discutir aquí son seis maneras en que -como líderes del proyecto- pueden mejorar la comunicación de los proyectos y con los miembros del equipo para que se conduzcan a mejores efectos y en el futuro se entreguen resultados más exitosos y precisos para los clientes.

1. Utilice una herramienta de colaboración PM: en primer lugar, elija una herramienta de software de gestión de proyecto que sea de colaboración. Una que pueda compartir documentos y conocimiento y que permita a todos los miembros del equipo tener acceso para actualizar el progreso de tareas y responder a las asignaciones de mantener a todos informados al instante.

2. Cree un grupo cerrado de equipo en Facebook: seriamente, todo el mundo lo va a utilizar de todos modos. ¿Por qué no aceptar la aplicación de los medios de comunicación social más popular del mundo para las propias necesidades de sus profesionales? Es gratis, y hace el trabajo.

3. Soporte diario del equipo: si está migrando hacia la metodología agile, la realización de reuniones rápidas de mesa redonda mantienen a todos los miembros en un estado de responsabilidad y alerta.

Hay que tener presente que un miembro flojo del equipo puede esconderse detrás de las actualizaciones semanales de progreso, pero no en las actualizaciones diarias.

4. Revise el informe de estado semanal y programen juntos antes de la distribución completa: Como director de proyecto, usted puede avanzar a través de la situación del informe y revisarlo para la siguiente llamada del estado del proyecto con el cliente. Del mismo modo, se hace lo mismo con el cronograma del proyecto.

Ahora, en lugar de hacer todo eso por usted mismo, involucre a todo el equipo un día o dos días después enviándoles la información para la siguiente llamada con el cliente. De esa manera el equipo está listo para comentar sobre el status, y para conocer los detalles importantes que están pasando en ese mismo momento, si se trata de algo que está trabajando o no. La comunicación se mejora al instante.

5. Lleve a cabo una sesión de clases interna: en lugar de simplemente reunirse con el equipo para discutir el estado del proyecto, reúnase con ellos para discutir el desempeño. ¿Qué ha ido bien, que no ha pasado tan bien, y que podría estar haciendo diferente de ahora en adelante para mejorar en su entrega del proyecto e incluso a mejorar en su colaboración en equipo?

6. Siga las comunicaciones del grupo con notas para confirmar la igualdad de comprensión: la comunicación falla si los asistentes salen de las reuniones con diferentes concepciones de lo que se acaba de discutir. Sucede… que alguien llega tarde, alguien se va temprano, alguien sale de la habitación para tomar una llamada, y alguien está babeando con su cabeza en su teclado de la computadora. Cualquiera que sea la razón, en la mayoría de las reuniones, al menos, uno de los asistentes se pierde una pieza clave de información. Si usted siempre da seguimiento con notas a las reuniones y luego las distribuye a los asistentes, eso puede ayudar a eliminar la posibilidad de que algún miembro se pierda. Sólo pida que todos los asistentes revisen las notas y envié cualquier revisión dentro de las 24 horas y redistribúyalas. Así entonces, todo el mundo estará en la misma página.

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